Cómo redactar la minuta de honorarios en inglés

Hoy voy a abordar un tema crucial para cualquier abogado, la minuta de honorarios o bill of costs en inglés.Y al final del post tengo un regalito especial para ti.

Pero tengo una primera pregunta: cuando trabajas con clientes extranjeros, ¿les envías la minuta en inglés? Es un documento esencial, sin duda, y quieres estar seguro de que el cliente entiende los conceptos por los que se le minuta, ¿no? Traducir este documento al inglés me parece, como mínimo, una buena práctica a implementar en la gestión de la atención al cliente extranjero.

Vamos a ver, por tanto, algunos términos y expresiones que puedes emplear cuando traduzcas o redactes la minuta en inglés. Para ello vamos a fijarnos en algunos modelos y también en pautas que la Law Society (Colegio de Abogados de los solicitors) marca a los abogados ingleses a la hora de elaborar este documento esencial.

En primer lugar, hay dos formas de minutar tanto si el asunto es contencioso como si no lo es (contentious or non-contentious work):

a) puedes facilitar una minuta detallada (a bill containing detailed items) con especificación clara de los distintos conceptos minutados. Con frecuencia, los solicitors acompañan a este tipo de minuta un documento especificando cada llamada, cada reunión, cada acción llevada a cabo en nombre del cliente o en el desarrollo de su asunto. Una práctica interesante que pone en valor el tiempo invertido en ese cliente y el trabajo realizado para él. He visto minutas tan detalladas que incluso especificaban (y cobraban) el tiempo de espera en los pasillos del juzgado. ¡Es otra visión!

b) o bien puedes facilitar una minuta más sencilla y resumida, llamada a gross sum bill.

En ambos casos, puedes estructurar la minuta en atención a siete elementos:

Item nº: Numeración de cada concepto facturado. Cada acción o gestión minutada es un item.
Date: Expresión de la fecha en que se llevó a cabo la gestión especificada.
Description of work done: Descripción más o menos detallada de cada uno de dichos conceptos o acciones minutados y del tiempo invertido en cada una de esas acciones, especialmente si tienes, por ejemplo, una tarifa/hora y cobras en función del tiempo invertido.
Disbursements: este apartado se refiere a los suplidos, es decir, a las cantidades que el abogado paga o adelanta por cuenta del cliente.
Profit costs: en este elemento reflejamos nuestros honorarios para la acción concreta, sin el IVA.
VAT: aquí reflejamos el IVA correspondiente a cada concepto, en su caso.
Remarks: Un último apartado en el que puedes reflejar cualquier comentario que quieras realizar al respecto del concepto concreto.

En cuanto a la descripción detallada de las tareas o gestiones realizadas (description of work done), por ejemplo en asuntos contenciosos, una alternativa es dividir la minuta en tres apartados:

Phase: Fase del procedimiento
Task: Las tareas realizadas en dicha fase, por orden cronológico
Activity: Una especificación de las acciones llevadas a cabo dentro de cada tarea, cuando proceda.

Las minutas tan detalladas ocupan, lógicamente varias páginas y al término de cada una, a modo de resumen de dicha página, se suman todos los conceptos y se especifica el subtotal por página con la expresión to summary.

Este es el tipo de cositas prácticas que vas a aprender en nuestro próximo curso online Happy clients Happy lawyers, un programa orientado a ayudarte a prestar un servicio de 10 en inglés a tus clientes extranjeros, logrando así captarlos, fidelizarlos y convertirlos en tus mejores prescriptores.

Y como prometí al principio del post, esta entrada viene con regalo o freebie (como se dice en inglés). He elaborado un modelo básico de minuta de honorarios en inglés con el fin de que lo personalices con tu logo, tus datos, etc y puedas usarlo desde ya con tus clientes extranjeros. Para descargarla indícanos tu correo electrónico, te la mandaremos inmediatamente.

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