Antes de redactar la entrada de hoy escribí en varios grupos de traductores e intérpretes preguntándoles sobre temas de su interés y sobre los que les gustaría que escribiera en el blog dentro de esta sección de Derecho para traductores e intérpretes. Cuando me siento delante de mi ordenador siempre valoro qué puede ser de utilidad para quienes podáis llegar a leerme, por eso vuestras sugerencias son siempre bienvenidas y me ayudan a encontrar inspiración.
Así que esta entrada de hoy va dedicada a mi alumna Marisol Mandarino (Brasil), quien tuvo a bien proponerme este tema tan útil e interesante para el que yo misma he tenido que documentarme. Porque he usado los servicios de notarios en diversas ocasiones en mi vida, tanto en mi corto tiempo ejerciendo la abogacía como en mi vida personal para transacciones varias, pero nunca me había sentado a poner cada concepto y cada término en mi mapa mental.
Así que hoy pretendo desgranar, como siempre de la forma más práctica y sencilla posible, algunos conceptos notariales fundamentales. Como el tema es extenso, esta es una primera entrega dedicada a este tema.
Como siempre, quiero darte antes de nada la referencia a la fuente esencial para documentarte, la ley, que en España en este caso es la Ley Orgánica del Notariado y también el Reglamento del régimen y organización del Notariado.
¿Te vienes conmigo? ¡Empezamos!
- Actos notariales o documentos notariales vs documentos públicos o instrumentos públicos. Aunque vas a poder emplear estas expresiones como sinónimas en muchas ocasiones, creo que es correcto aclarar que si bien todo documento o acto notarial es un documento o instrumento público, no todo documento o instrumento público es un acto o documento notarial. Hay otros documentos públicos, expedidos por otros funcionarios o fedatarios públicos que no son notarios. Por ejemplo: una resolución judicial, una traducción jurada o una certificación del Registro de la Propiedad. Eso sí, los documentos notariales, es decir, los documentos autorizados o intervenidos por un notario, son el documento público por excelencia. Gozan, por tanto de fe pública, lo cual significa que se presume que su contenido es veraz.
- Escrituras matrices. Cuando analizamos los tipos de instrumentos públicos notariales, la ley del Notariado, nos dice: son instrumentos públicos las escrituras públicas, las pólizas intervenidas, las actas, y, en general, todo documento que autorice el notario, bien sea original, en certificado, copia o testimonio. Si nos centramos hoy en las escrituras públicas, éstas son instrumentos notariales que recogen la declaración de voluntad de una o más personas que intervienen en un acto o contrato. Por ejemplo: un poder general para pleitos o una constitución de una SL. Esta declaración de voluntad es emitida ante un notario que la complementa con los requisitos legales propios y concretos de cada acto, para su incorporación al protocolo de dicho notario y, en su caso, para que pueda inscribirse en los registros públicos pertinentes. Se consideran escrituras públicas, además de la escritura matriz (es decir, el documento original que se queda en la notaría y se anexa al protocolo), las copias de aquella, expedidas con ciertas formalidades (y que ahora después veremos).
- Protocolo. Como has podido ver, el notario nunca entrega a los otorgantes los originales de una escritura, sino copias de la misma. Si pierdes tu copia, siempre puedes acudir al mismo notario a que te expida otra. Los originales se conservan en el protocolo del notario y cada año se inicia un protocolo nuevo. El protocolo notarial comprende, por tanto, todos los instrumentos públicos (escrituras, poderes, actas, testamentos, pólizas…) que el notario haya autorizado desde el día 1 de enero hasta el 31 de diciembre de cada año. La primera escritura que autoriza el notario cada nuevo año tiene el número uno, y las siguientes se van numerando por orden de autorización. Cuando concluye el año, se encuaderna todo, y se conserva en la notaría durante 25 años. Entonces se envían al archivo del distrito durante 75 años más, y a los 100 años se guardan en el archivo histórico. Es curioso que la forma de encuadernación está reglamentada; por ejemplo, está definido el margen izquierdo que han de tener las escrituras, para luego poder encuadernarlas correctamente.
- Copia autorizada y copia simple. A estas alturas creo que podrás imaginar que copia autorizada es la que expide la notaría con el mismo efecto que el original o la matriz que conserva en su protocolo. La copia autorizada se expide en papel timbrado y es un documento público. Las copias simples, en cambio, no tienen ese valor; sus efectos son meramente informativos, nunca incluyen las firmas de las partes y se expiden en papel del Colegio Notarial. Las copias pueden ser totales o parciales y pueden constar en soporte papel o electrónico.
- Testimonios. Ya que hemos hablado de las copias, vamos a cerrar explicando qué son los testimonios para intentar aclarar la diferencia entre ambos, aunque en realidad la propia ley y la práctica notarial parecen algo confusas (terminológicamente hablando). Simplificando: un testimonio notarial es la transcripción o fiel reproducción, total o parcial, de un documento original de cuya correspondencia entre ambos responde el notario. Es decir, viene a ser una compulsa. El notario no crea un documento, sino que acredita algo que le viene dado. He podido ver que los notarios distinguen entre testimonios tipificados y testimonios genéricos. Los genéricos son sucedáneos de la copia y suelen estar vinculados a un documento protocolar (un documento del protocolo del notario). Tienen, en definitiva, el carácter de una copia (de ahí la confusión) y leo en un blog de un notario que su uso se debe a que resultan más económicos que una copia autorizada. Por otro lado, los testimonios tipificados son tipos concretos de testimonios, regulados en el reglamento del Notariado. Aparecen en el Capítulo III, titulado “De otros documentos notariales” y actualmente son tres tipos específicos. Un primer tipo es el testimonio por exhibición, en el que se fotocopia un documento original que se le exhibe al notario (por ejemplo un DNI) y éste redacta una diligencia diciendo que es igual que el original exhibido. Otro tipo distinto es el testimonio de ley vigente. A este respecto, dice el reglamento: Los notarios podrán expedir testimonios cuyo objeto sea acreditar en el extranjero la legislación vigente en España o el estatuto personal del requirente. Para entenderlo mejor, te enlazo aquí algunos modelos de testimonios tipificados.
Y aquí lo dejo por hoy. Creo que si quieres seguir tirando del hilo, tienes material suficiente. Te recomiendo consultar los múltiples blogs de notarios y notarías, que son muy clarificadores. Son ellos, en definitiva, quienes lidian cada día con estos documentos que hemos repasado.
Te invito también a ti a proponerme temas de Derecho español que te interesen como traductor o intérprete. Puedes hacerlo en los comentarios del blog o escribiéndome a info[a]educaciondigital.es.
¡Feliz jueves!
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