Como sabes, lo nuestro es enseñarte inglés para la vida real, el que de verdad necesitas y puedes usar en tu día a día.
Así que hoy vamos a abordar este tema de total actualidad:
¿Cómo comunicarnos en inglés con nuestros clientes extranjeros del despacho durante la cuarentena (the lockdown)?
El teletrabajo al que nos hemos visto forzados no significa que la comunicación abogado-cliente cese o deba ser descuidada.
Por el contrario, es probablemente tiempo de mimar y mantener una comunicación fluída con nuestros clientes y demostrarles que nos importan, que siguen siendo fundamentales y la razón de ser de nuestro despacho.
Para dar respuesta a la pregunta inicial, he ido a ver cómo lo están resolviendo los despachos de abogados ingleses en sus webs, pues son expertos desde hace años en la buena gestión de clientes y, en definitiva, constituyen una excelente fuente para tomar nota de expresiones y terminología que podremos usar nosotros también en inglés.
Para empezar, en las webs visitadas, observo que han habilitado una pestaña en el menú dedicada a corononavirus updates.
Me parece una acción genial, sinceramente. Con este nuevo apartado en nuestra web, no le damos la espalda al fenómeno y demostramos sensibilidad hacia nuestros clientes proporcionando información actualizada de la situación y de cómo lo estamos gestionando desde el despacho.
Si hacer estos cambios en la web rápidamente es algo que no está en tus manos, podrías quizás convertir la información que hoy vamos a recoger aquí en un atento email para tus clientes extranjeros.
Te voy a mostrar ejemplos extraídos de webs reales, toma de ellos lo que estimes conveniente y adáptalo a tu caso particular.
Bien, pues he agrupado la información en 5 puntos a cubrir en tu web o por correo electrónico.
¿Todo listo para aprender? Let’s get down to business!
1. Transmite un mensaje de calma
Nadie sabe el devenir de esta pandemia pero para aquellos clientes con asuntos actuales (en los juzgados o fuera de ellos), un mensaje tranquilizador podría ser un buen comienzo.
Veamos algunas frases que podrías emplear:
- We at XXX would like to reassure all our clients and contacts that we are and will remain committed to providing you with the best possible service at this difficult and challenging time.
- We will continue to support you in our usual dedicated and proactive way.
- For those of you we are currently acting for, we are following the recommended guidelines but are also being proactive in our approach.
- [Nombre del despacho] are actively monitoring and responding to the evolving COVID-19 (Coronavirus) situation and are following all guidance and advice issued by the Spanish Government..
- Rest assured we remain very much open for business and for our clients and your legal teams are on hand to support you.
2. Confirma que el despacho está en cuarentena
Informa a tus clientes de que, por el bien de todos, en el despacho estáis respetando la cuarentena decretada por el gobierno.
Algunos ejemplos que puedes emplear como modelos aquí serían:
- To protect all, we are no longer conducting face-to-face meetings or enquiries in any of our offices. Instead, we will speaking to you over the phone or by email.
- We place a huge value on family – our family at work, home and our wider communities and the wellbeing of our team and our clients is a priority. With this in mind, from 13rd March 2020 our offices are closed until further notice.
- We are currently not seeing clients at any of our office. Please direct all post to our xxx office: (proporcionamos dirección postal).
3. Explica cómo contactar con el despacho durante la cuarentena
Es el momento de explicarles cómo pueden seguir en contacto contigo y con el despacho y qué medios vas a poner a su disposición (reuniones online, Whatsapp, etc).
Veamos de nuevo algunos ejemplos reales.
Ejemplo 1:
Please bear in mind that the reduced staff presence at our branches means we can only see clients by pre-arranged appointment where this is important for the conduct of a matter. In the overwhelming majority of most cases, we will be able to progress matters without meeting you.
In place of face-to-face meetings, we are very happy to arrange scheduled telephone or video meetings and are finding these work well. Email or call us so that we can discuss how best we can help you.
Ejemplo 2:
Our working practices are flexible and allow easy engagement on a non-face-to-face basis. Regardless of where our teams are working they remain fully accessible by telephone and email.
Contact details for our lawyers can be found on our website on the Our People page.
Ejemplo 3:
Where possible we are encouraging our clients and contacts to have online meetings with us via any communication method which suits you. If you already have a meeting with us in your diary and would like to change this to an electronic meeting, please do get in touch
Ejemplo 4:
During this time, all our teams will continue to work remotely with full access to our systems and will continue to provide you with a seamless service. During this time we can offer:
- Telephone appointments
- Video appointments (via Skype, WhatsApp and FaceTime)
- Ongoing legal advice and matter progression via telephone, email, video calls, conference calls and electronic file sharing
- Free 30 minute initial consultations for new clients via telephone or video call
- Easy payment options so you can budget more easily. Payments can be made online or on the telephone with a member of our accounts team.
4. Agradece su colaboración
La cooperaciónde tus clientes se hace crucial para mantener el despacho a flote en estas circunstancias. Quizás sea interesante recordárselo, como en este ejemplo:
We appreciate your co-operation and would like to reassure all our clients that we will continue to do everything we can to support you during this time. We request that any payments to [nombre del despacho] are sent by xxx where possible. Our bank details can be found on our invoices or are available by speaking to a member of our accounts team. For any issues concerning payments and accounts, please email xxx@xxxlawyers.com. Thank you for your co-operation.
5. Aborda las cuestiones más frecuentes (FAQs)
Por último, todas las webs que he visitado han preparado respuestas para las preguntas más frecuentes que pueden llegar a tener sus clientes.
Tipo:
- How Covid-10 could affect your property transaction
- Can you make or change a will during lockdown?
- Can you create a contract by email?
- Can you apply for divorce whilst we are in lockdown?
Es interesante que te plantees qué puede estar preocupando a tus clientes en este momento y adelantarte proporcionando información actualizada al respecto.
Y hasta aquí por hoy.
Espero que estas pídoras de inglés para la vida real te sirvan para mejorar tu comunicación estos días en los que la sensibilidad y prestar atención a los pequeños detalles cobran especial importancia.
Cuídate y ¡feliz jueves!
