Este mes, en la sección de client care en inglés para abogados vamos a repasar cómo concertar citas con los clientes extranjeros del despacho en inglés.
Cómo explicarlo bien en la web.
Qué decir para concertar las citas por teléfono o por email.
Cómo dar con una fecha y una hora que os venga bien a las dos partes.
También veremos algunas frases para cambiar la cita o cancelarla si fuera necesario.
Puedes prepararte con antelación para todos estos actos de comunicación escrita o verbal y así centrarte en concertar efectivamente la cita y no en el bloqueo mental de no estar expresándote como crees que deberías.
Hoy en el blog en concreto nos vamos a centrar en explicar tu sistema de citas en la web.
Explicar bien las cosas en tu web en inglés es muy útil y puede ahorrarte llamadas de teléfono innecesarias.
Si además estás suscrito/a a mi comunidad de inglés jurídico, dentro de 15 días te enviaré por email unos ejercicios complementarios a esta entrada que abordarán las frases para concertar, cambiar y cancelar tus citas en inglés. Este contenido será exclusivo para suscriptores.
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Ok then, let’s get down to business!
La página de citas en la web del despacho
Mi primer consejo aquí es que tengas una pestaña en el menú de tu web titulada Appointments.
Estarás de acuerdo conmigo en que especialmente la primera cita es un momento tan crucial con tus potenciales clientes que este tema bien merece su propia página independiente en la web de tu despacho.
Una vez hagan clic ahí, bajo el título de Book an appointment, puedes explicar a tus clientes varias cosas, por ejemplo:
- Tipos de citas que pueden concertar contigo
- Cómo concertar citas contigo
- Coste de una cita contigo
- Por qué concertar una cita contigo
- Qué puede ocurrir en esa cita y qué tipo de dudas podrás resolverle
Redactar las explicaciones que desees en un inglés correcto es muy importante. Una mala traducción no invitará precisamente a pedirte cita y realmente tira por tierra el esfuerzo de tener la web traducida al inglés.
Tipos de cita que pueden concertar
Junto a las citas cara a cara en el despacho de toda la vida, tras la pandemia, es posible que hayas incorporado las citas por Zoom, Skype o similar y las citas telefónicas como práctica común en el despacho.
Mira cómo explican los tipos de citas en un despacho de solicitors de Londres y Manchester:
Detailed legal advice during our office hours can be provided:
- through face to face consultation in our office; or
- over the phone; or
- through Skype / Zoom
Puedes explicar aquí también cómo concertar en la práctica la cita contigo: por teléfono, por email o bien si tienes un sistema de reservas online.
Este mismo despacho lo explica así:
You can book an appointment online using appointment booking form as given below or by sending an appointment booking request to xxx@xxxx.co.uk.
Como ves, en este caso no incluyen la opción de llamar al despacho para concertar la cita.
Si hablar por teléfono en inglés es una tarea que te estresa, puede ser una buena idea mantener este sistema de reserva de cita exclusivamente por email o reserva online.
Cómo funcionará la cita
Especialmente en el caso de que tus clientes puedan reunirse contigo por videoconferencia o por teléfono, puede ser muy útil explicar cómo será el proceso incluyendo un apartado que rece How it works.
Este otro abogado penalista de Londres ofrece citas por Zoom o por teléfono y explica con bastante detalle cómo funcionará todo una vez el cliente haga la reserva de su cita:
How it works
Book your preferred meeting type, Zoom videocall or a regular telephone call. Pick a time and date to suit you and pay online via credit/debit card or PayPal and receive an email confirmation of your booking.
For a Zoom videocall appointment you will be emailed a link and password to the Zoom meeting. On the time and date of your meeting just click on the link and enter the unique meeting password and I will be there to meet you. Don’t worry if you don’t have Zoom, it is free to use and you don’t have to download it. The email confirmation will give full details on how to connect to your appointment.
For a telephone call appointment I will call you at the appointment time on the phone number you provide during the booking process. If you prefer to be called via WhatsApp or similar please let me know during the booking process or via email.
In the email confirmation I will include details of how to send me any relevant information and paperwork on your case that you wish to discuss.
I will send an appointment reminder 24 hours before your meeting time.
After the meeting I will send a follow up email confirming the issues raised and advice given, with further steps to be considered. I will also provide useful documents and information from my library to assist your case.
Los honorarios de la consulta
Por último, en aras de la transparencia informativa y especialmente si en tu web tienes habilitado un sistema de reserva online con tarjeta de crédito, en la web puedes incluir la información del coste de la cita/consulta contigo.
En el primer despacho que hoy estamos analizando explican sus honorarios así:
You can book an appointment for a detailed legal advice session concerning your matter for a fixed fee ranging from:
- £60 to £150 (VAT included, if applicable) for up to 30 minutes session; and
- £100 to £200 (VAT included, if applicable) for up to 60 minutes session.
Fíjate que además del precio especifican la duración de la consulta.
También puedes especificar si los honorarios de una primera consulta se descontarán en caso de encomendarte finalmente el asunto que haya provocado la reunión inicial con el cliente.
Es el caso de este mismo despacho, en el que explican que en la primera cita presupuestarán (will quote) la llevanza del asunto y que el coste de la consulta inicial será deducido del presupuesto en caso de aceptarlo en el plazo de dos semanas desde la primera reunión:
Our specialist team of solicitors will quote our charges (fixed fee or hourly rate) to handle your case during the consultation session and if you decide to instruct us on fixed fee basis within 2 weeks of the consultation session date, your consultation fee will be taken off the fixed fee quoted to handle your case.
¡Y hasta aquí por hoy!
Como ves, en las webs de despachos angloparlantes nativos puedes tener ejemplos muy útiles tanto de prácticas a implementar como del inglés específico a emplear.
No te invito a hacer un puro copia y pega, sino a adaptar los textos a tu estilo, tu tono y sobre todo incluir solo la información que realmente sea relevante para tu despacho y tus clientes.
Espero que esta nueva entrada de client care te haya resultado útil. La misión es ayudarte a brillar para que puedas centrarte en el asunto de tu cliente mientras los detalles trabajan sutilmente por ti.
¡Feliz jueves!
