II Encuentro de Traductores e Intérpretes Profesionales en Málaga (ETIM11)

La pasada semana celebramos en Málaga la segunda edición del ETIM y no puedo estar más contenta por lo bien que fue todo. Más de 80 intérpretes y traductores se dieron cita allí para escuchar, contar, conocerse, compartir y pasar un buen rato también sin duda. Para nosotros, los organizadores, ha sido un orgullo ser artífices de este encuentro y disfrutamos de lo lindo con la calidad de las ponencias, la intensidad de los debates, el nivel de información compartida y la buena disposición de los asistentes a participar y sacar el máximo provecho al ETIM. 

¿Cuáles fueron pues los ingredientes del éxito? ¿Cómo se organiza un encuentro de estas características para que todo salga a pedir de boca? Vayamos analizando por partes:

– Creer que es posible. Un año más decidimos meternos en este fregado conociendo los riesgos pero con mucha ilusión  y pensando  que podríamos lograrlo, que convenceríamos para que confiaran en nuestra propuesta y la gente participara y se inscribiera haciéndolo realidad.

– Configurar un buen equipo organizador. Esto sin duda lo tuvimos. Los seis miembros del equipo (Ricardo, Rocío, Jenny, Mónica, Amel y yo) nos reunimos por primera vez una tarde en el Colegio de Abogados para asignar tareas. La experiencia del año anterior nos sirvió para elaborar un listado de tareas a hacer. Rocío compuso una tabla bien organizada para hacer las asignaciones. A partir de esa primera reunión, nuestro medio de comunicación fue una wiki que creamos ad hoc con el fin de estar todos al día de los pasos que unos y otros íbamos dando. Además de nosotros seis, hemos contado con la ayuda fundamental de amigos para el diseño del cartel (de Esteban Gámez), la copa final de Codorniú (gracias a Desirée Flores) y para el regalo que se hizo a cada asistente (los libros de la editorial Alfama).

– Elegir un buen sitio para celebrar el encuentro. Tuvimos la suerte de volver a contar con las instalaciones del Centro Cïvico de la Diputación Provincial de Málaga. Este centro dispone de una gran variedad de salas con precios verdaderamente asequibles, algo absolutamente esencial, pues frente a los 800 euros que nos pedían en algunos sitios, aquí el salón de actos para 150 personas nos costó 180 euros. Esto marca la diferencia directamente entre que el proyecto salga adelante o no. Abaratar los costes es en todo momento fundamental para que podamos seguir adelante.

– Seleccionar bien a los ponentes. Con este fin de abaratar el precio del encuentro y hacerlo así más accesible, este año redujimos el número de ponentes invitados y decidimos abrir un call for papers para invitar a caras menos conocidas a participar y ganar así visibilidad profesional. Como ponentes invitados trajimos a Alicia Martorell, Juan Pascual y a Nino Matas, todos ellos con una trayectoria profesional ya conocida. Recibimos estupendas propuestas en respuesta al call for papers y así pudimos contar con un panel de comunicaciones muy actual y variado, en las que se trataron cuestiones como el marketing 2.0, el coaching, la traducción automática o los nuevos perfiles profesionales dentro de la profesión. Tuvimos igualmente una interesante e intensa mesa dedicada a la interpretación. Desde aquí agradecemos a todos los ponentes su colaboración y participación pues su labor fue sin duda la crucial para  lograr el nivel deseado de calidad. Podéis ver el programa completo en la web del encuentro.

– Marketing. La labor de publicidad ha sido esencial. Hemos empleado principalmente la web, redes sociales, carteles y mailing. Empezamos a publicitar el encuentro dos meses antes de su celebración y aquí fue clave ofrecer una reducción en el precio por inscribirse de manera temprana. Para las inscripciones hasta el 31 de octubre la inscripción se reducía de 45 a 30 euros. Esto nos dió gran tranquilidad pues bien pronto supimos que el ETIM sería posible gracias al número de inscritos. Cada día insistimos en las redes sociales y mandamos también comunicados de prensa. Además, hablamos con la Fnac Málaga para lograr su apoyo y así fue, nos ayudaron con la difusión en sus distintos canales (blog, redes, etc). Nuestra web ha sido fundamental para mantener a todo el mundo informado. La hice yo misma empleando Wix.

– Creatividad. Agudizar el ingenio para generar ideas que aportaran valor y originalidad. Pensar en el encuentro al que a tí te gustaría asistir. Así, organizamos por ejemplo la actividad de speed-meeting para fomentar el intercambio real entre los asistentes y además la colocamos justo detrás del almuerzo para evitar la modorra post comida.

– Cuidar los detalles. Desde poner música en la sala a la llegada al encuentro o en los cambios de ponentes, con el fin de generar ambiente, hasta regalar un lote de libros a cada participante, mimar cada detalle ha sido uno de nuestros objetivos.

– Retransmitir el encuentro y proyectarlo hacia afuera. Lo hicimos utilizando Twitcam, lo cual permitió abrir el ETIM hacia el exterior y mostrar a los que no habían venido lo que se estaban perdiendo. Pudieron escuchar a los ponentes, pero no es como estar verdaderamente allí. Retransmitir en streaming con twitcam es muy sencillo, sólo necesitas tener un portátil con webcam y ¡listo! Igualmente Twitter nos ayudó en esta proyección. Nosotros tuiteamos durante las jornadas y también lo hicieron varios asistentes. Podréis localizar los tweets con el hashtag #ETIM11. Todo esto permitió que el encuentro tuviera una mayor repercusión y además ahora podemos volver a ver las ponencias en video y disfrutarlas de nuevo.
– Pasión.  El equipo pusimos nuestra pasión y entrega para lograr que todo saliera como salió. Mimamos cada detalle y nos vimos recompensados, porque ser artífices de algo así no tiene precio y realmente disfrutamos de cada momento antes y durante el encuentro.

Bien, pues os dejo aquí ya con los videos de los distintos momentos del ETIM11. El año que viene volveremos de nuevo a la carga. Gracias a todos los que participasteis por hacerlo posible y esperamos contar con vosotros para el año próximo.

Puedes leer más sobre el ETIM11 en el blog de Eugenia Arrés.