Cómo organizarte para poner en marcha tu negocio online de idiomas

Lo reconozco, montar tu propia academia online de idiomas puede ser abrumador.

Corrijo: es abrumador, pero también apasionante.

Son muchos los mecanismos a poner en marcha y puede ocurrirte que:

1. Desconozcas todo lo que implica (esto es, sin duda, lo primero a resolver).
2. Sepas exactamente todo lo que implica pero no cómo organizarte bien porque la montaña de cosas pendientes se te hace bola, pero una bola graaaande en el estómago.
3. Tengas muchas ganas de ponerte manos a la obra y quieras tenerlo todo listo YA. Ehhh, ¡soooo caballo!

Conozco perfectamente los escenarios  2) y 3) porque yo misma me siento así, constantemente.

Mi impulso creador y la lista de cosas pendientes se unen como aliados perfectos para que yo me calce mis zapatillas y… en sus marcas, lista, ¡ya!

Preparada para esprintar, cuando esto en realidad es una maratón, es un ejercicio de resistencia y perseverancia.

Me lo tengo que recordar constantemente, no te creas. Que estoy aquí para quedarme, que esto es para el largo plazo y que quiero disfrutar del proceso.

He avanzado mucho en los últimos años y ello ha sido sin duda gracias a formarme y a tener mentores, pero también gracias a una mejor organización, planificación y estrategia.

Gracias a pensar más y hacer menos.

Porque el antídoto contra la saturación y el estrés, una vez que sé qué quiero que pase y me pongo en marcha para hacer que eso que yo quiero realmente ocurra, es una buena gestión del tiempo.

Un aviso: Yo no soy para nada experta en organización del tiempo (y siempre estoy aprendiendo para mejorar) pero sí soy experta en ponerme manos a la obra y no entiendo de límites a la hora de crear.

Así que hoy quiero compartir contigo tres estrategias que a mí me han servido para organizarme mejor, sentir que yo llevo el timón de mi barco y que no es mi lista de tareas pendientes la que dirige mi vida.

¿Todo listo para compartir experiencias? ¡Empezamos!

El método GTD

Para empezar, quiero hablarte sucintamente del método GTD (Getting things done) de David Allen.

Tienes el libro, también en versión española, por ejemplo en Amazon.

La técnica que él propone es tan eficaz como sencilla y en mi caso fue esencial para aprender a descargar mi cabeza de tareas pendientes en bucle.

La propuesta básica es no confiar nada a la cabeza, sino apuntar cualquier cosa que tengas que hacer en un lugar confiable, al que sabes que siempre recurrirás regularmente para ver qué tienes que hacer en cada momento.

Y no valen post-its, listas en papeles desordenados o en cuadernos diferentes. Un mismo lugar siempre.

Sacarlo de la cabeza evitará que tu cerebro esté repitiéndoselo a sí mismo todo el rato para asegurarse de que no se le va a olvidar.

Así tu cerebro descansa y no da la orden a tu cuerpo de «estoy hay que hacerlo ya».

Qué tontería, pero qué práctico es esto, de verdad.

Yo lo implementé gracias a la herramienta gratuita Trello, que puedes usar en el ordenador y también con su app en el móvil.

Cada vez que pienso ‘ostras, tengo que hacer esto (o lo otro)’, abro mi Trello, me lo apunto y me olvido por el momento. Ya está ahí, a buen recaudo, respiro aliviada y sigo con lo que ahora me toca.

Lo hago por ejemplo también con las ideas que se me ocurren para el blog. Las apunto ahí inmediatamente porque es probable se me vayan a olvidar y desde luego no quiero tener la cabeza ocupada ni estar estresada por esa idea si ahora no voy a ponerme a escribir.

Trello te permite organizar tus listas por proyectos, mover las cosas fácilmente de lugar, hacerte checklists, etc.  Maravilloso. Hay otras opciones, sin duda, esta es simplemente la que yo uso.

El plan de acción

Todo emprendedor online que conozco trabaja con plan de acción, sea trimestral, semestral o anual.

Lo primero, como te decía arriba, es tener claro todo lo que tienes que poner en marcha para lograr tu objetivo y, después, descomponer cada paso a su vez en todos sus componentes, por pequeños que sean.

Si vas a crear la web de tu negocio online de idiomas, por ejemplo, un primer orden posible a grandes trazos podría ser:

1. Saber exactamente todo lo que tienes que hacer, hasta el mínimo detalle.
2. Decidir qué vas a hacer tú y qué vas a externalizar.
3. El análisis: definir tu propuesta de valor, tu alumno ideal, tus servicios.
4. La redacción de cada una de las secciones de tu web con el copywriting como bandera y reflejando bien tu esencia.
5. El diseño de tu logotipo.
6. Las fotografías para tu web.
7. El diseño y creación de la web.
8. Instalación de plugins de seguridad y otras virguerías de WordPress.
9. Optimizar tu web para captar suscriptores.

Ahhh, Lola, para, ¡ya estoy sin resuello!

Bueno, poco a poco. Respira, que esto ahora mismo solo es un ejemplo.

Desglosaríamos a continuación todos esos elementos en tareas más pequeñas y abarcables.

Y todo esto se queda en tu lista, en tu Trello o lo que uses, para que no tengas que tenerlo en la cabeza. Está ahí y no se te va a ir a ningún sitio.

Y no tienes que hacerlo todo ahora mismo.

Muchos emprededores se organizan por trimestres. Podrías organizarte, por ejemplo, así:

• Primer mes: El análisis de tu negocio.
• Segundo mes: La redacción del copy de tu web.
• Tercer mes: Logo y fotos.

¿Te parece encajable en tu agenda actual?

Pues nada, cogemos nuestro Google Calendar y empezamos a agendar todo en el calendario, concediéndonos plazos generosos y suficientes para cada fase y con la flexibilidad de mover las cosas de sitio si no llego.

Y así. Y lo reviso regularmente para ver  cómo voy con mi plan.

Y si tengo que mover algo de fecha, lo muevo, sin dramas.

A veces las cosas nos llevan más tiempo del que pensábamos (sobre todo las de naturaleza creativa), o simplemente surgen imprevistos.

Mi plan se adapta a mí, y no al revés.

Lo organizo a mi favor, y no en mi contra.

Y si tengo que reagendar, reagendo, que para eso este plan es mío.

Porque puedo ponerme plazos muy estrictos o poco realistas, pero entonces acabaré odiando lo que me «toque» hacer en cada momento.

Y mi propuesta no va de esto. Mi propuesta va de crear un negocio a nuestra medida.

Tiempos de relax y variedad de tareas

Esto es fundamental: incluye para empezar pausas en tu plan de acción, por ejemplo bloqueando los periodos de vacaciones en el mismo, pero también en tu día a día. Reconozco que este ha sido uno de mis talones de Aquiles durante mucho tiempo, solo preocupada por tachar cosas de mi lista a diario.

Fue Gloria Méndez la que me aconsejó no enlazar una tarea con otra en la agenda sin prever pausas o lo que ella llama tiempos de frenada.

Porque eso no es productivo. No puedes estar a full de rendimiento si no paras.

Yo reconozco que me bloqueo cuando surge un imprevisto que no me permite cumplir con mi orden de tareas autoimpuesto.

Ella me enseñó que es un error de gestión del tiempo ponerse más tareas simplemente porque caben.

Y que son las pausas las que amortiguan las tareas, las que hacen que todo se coloque, te dan el espacio para refrescar la mirada y las que reservan hueco para que un imprevisto no te arruine necesariamente todo el plan.

La pausa ES productiva.

El otro consejo que me dio es que al ponerte a organizar tus tareas, las organices por tipologías y nunca juntes en un periodo corto de tiempo demasiadas  tareas de una misma tipología, porque creas saturación.

Ella me lo explicó así: «imagina que cada tipología trabaja una musculatura de tu mente. Si estoy trabajando siempre los adominales toda la mañana, acabo mucho más cansada que si alterno abdominales con piernas. Tienes que manejar los ritmos».

Si no queremos llegar a la saturación, es preciso variar las actividades porque si no le cogeremos tirria a una cierta tipología de tarea que seguramente será necesaria para poner nuestro negocio online de idiomas en marcha (incluso aunque sea una tarea que al principio nos parecía placentera).

Bien ,pues hasta aquí por hoy.

Espero que alguna de estas estrategias te sirva a ti.

No quiero despedirme sin preguntarte cómo haces tú para organizarte eficazmente y combatir el estrés cuando tienes que abordar un nuevo proyecto de envergadura, ¿me cuentas tu secreto en los comentarios?

¡Feliz jueves!